Voici les 16 missions que doit respecter votre syndic

On ne le soulignera jamais assez : les tâches du syndic sont nombreuses et diversifiées. En outre, elles sont clairement définies dans la mesure où le cadre légal fixe au nombre de 16 les missions que le syndic doit respecter. Mais quelles sont-elles ?

1. Convoquer l’Assemblée générale (AG)... et (faire) exécuter ses décisions

Un syndic veille à ce que l’Assemblée générale (AG) de l’Association des copropriétaires (ACP) soit convoquée en temps et en heure et à ce que les décisions prises par cette dernière soient exécutées. En d’autres termes, le syndic prépare, accompagne l’AG et en assure le suivi.

2. Accomplir les actes conservatoires et les actes d’administration provisoire

Lorsque des problèmes surviennent au niveau de l’immeuble, le syndic prend des mesures conservatoires et assure une gestion provisoire. En cas d’urgence, il ou elle peut le faire sans se concerter avec l’Association des copropriétaires (ACP). C’est le cas, par exemple, lorsque des réparations rapides s’imposent pour éviter que la situation ne s’aggrave. (Lire aussi : Votre syndic peut-il prendre seul des décisions ?)

3. Administrer les fonds de l’ACP

Le syndic assure une gestion correcte et très minutieuse du patrimoine de l’Association des copropriétaires. Il va notamment tenir la comptabilité de l’ACP, établir des décomptes, vérifier et payer toutes les factures relatives à l’ACP, ouvrir les comptes bancaires au nom de l’ACP, etc. Il veille également à ouvrir deux comptes distincts : un pour le fonds de roulement et un autre pour le fonds de réserve.

4. Représenter l’ACP

Le syndic est le représentant légal de l’Association des copropriétaires (ACP). Cela signifie qu’il représente l’ACP tant en justice (exemple : action intentée à l’encontre d’un fournisseur n’ayant pas exécuté son contrat) que dans la gestion des affaires communes (des contacts, au nom de l’ACP, avec des parties externes telles que des fournisseurs (entreprise de nettoyage, entreprise chargée de l’entretien des ascenseurs, homme à tout faire...)). Le syndic agit comme le point de contact à l’égard des personnes extérieures, c’est le « visage » de l’ACP.

5. Fournir le relevé des dettes

Lors de la vente d’un lot (et donc de la cession du droit de propriété dudit lot), le syndic est tenu de fournir au notaire qui lui en fait la demande (et ce dans les trente jours), le relevé des dettes.

6. Communiquer la date des assemblées aux résidents de l’immeuble qui ne disposent pas du droit de vote

Le syndic communique (par voie d’affichage) la date des assemblées aux personnes qui occupent l’immeuble mais ne disposent pas du droit de vote à l’AG. L’objectif est de leur permettre de formuler des demandes ou observations (relatives aux parties communes) qui seront ensuite communiquées lors de l’assemblée.

7. Transmettre le dossier de la gestion de l’immeuble en fin de mandat

Lorsqu’il est mis fin au mandat du syndic, ce dernier est tenu de transmettre - dans les trente jours qui suivent la fin de son mandat - l'ensemble du dossier de la gestion de l'immeuble (comptabilité, relevé des sinistres, etc.). Ce dossier est transmis à son successeur ou, en l’absence de ce dernier, au président de la dernière assemblée générale. Cette mesure permet de garantir la continuité de la gestion de l’immeuble.

8. Souscrire une assurance responsabilité

Le syndic doit souscrire une assurance qui couvre sa responsabilité dans le cadre de l’exercice de sa mission. Il devra également fournir la preuve de l’existence de cette assurance. Cette dernière est indispensable car elle offre une protection en cas d'erreur ou de négligence de la part du syndic.

Notons que les agents immobiliers-syndics sont automatiquement couverts par la police d’assurance collective souscrite par l’IPI. En revanche, le syndic non professionnel devra souscrire lui-même une assurance responsabilité, et ce aux frais de l’ACP.

9. Permettre la consultation des documents

La transparence est le maître-mot. C’est la raison pour laquelle le syndic doit permettre aux copropriétaires de consulter les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété.

Quelques exemples :

• Contrat de syndic

• Police d’assurance incendie

• Contrats d’entretien

• Décomptes des exercices clôturés

• Bilans

10. Conserver le dossier d’intervention ultérieure

Le dossier d’intervention ultérieure (DIU) doit être conservé par le syndic. Le DIU contient toutes les informations utiles en matière de sécurité et de santé à prendre en compte lors d'éventuels travaux ultérieurs dans le bâtiment (entretien et réparation, travaux d'extension, etc.). Ce dossier contient entre autres des plans et dessins de la structure de l’immeuble et des installations techniques présentes (chauffage central, sanitaires, électricité...), avec indication des conduites (intégrées) (eau, gaz, électricité, ventilation...).

11. Présenter des devis

Pour certains travaux décidés par l’Assemblée générale, le syndic doit présenter, pour la mise en concurrence, plusieurs devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré.

12. Soumettre un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières

L’objectif du rapport est de permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats de fournitures (assurance incendie, entretien, etc.). Il dégage ainsi les avantages et inconvénients des contrats actuels liés à l’ACP.

13. Solliciter l’autorisation de l’AG dans le cadre de certains contrats

Pour tout contrat entre l’Association des copropriétaires (ACP) et le syndic (ou ses préposés, ses proches, parents ou alliés jusqu'au troisième degré inclus, ou ceux de son conjoint jusqu'au même degré, ou une société dans laquelle il a des parts ou qu’il contrôle), ce dernier doit solliciter l’autorisation préalable de l’Assemblée générale. Cette mesure a pour objectif de prévenir les conflits d’intérêts et de garantir la transparence.

14. Tenir à jour la liste des personnes en droit de participer aux délibérations de l’AG

Le syndic est responsable de la tenue à jour de la liste et des coordonnées des personnes qui ont le droit de participer aux délibérations de l’AG. Le gestionnaire de l’immeuble doit transmettre aux copropriétaires qui en font la demande (ou sur demande du notaire) les noms, adresses, quotes-parts et références des lots des autres copropriétaires.

15. Tenir les comptes de l’ACP

Très important, bien sûr : la tenue des comptes de l’Association des copropriétaires (ACP) de manière claire, précise et détaillée. Le syndic tient une comptabilité qui reflète entre autres les recettes et dépenses, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, la situation de trésorerie, etc..

16. Préparer les budgets prévisionnels

Le syndic doit préparer les budgets prévisionnels pour les dépenses courantes (telles que le nettoyage des parties communes) ainsi que pour les frais extraordinaires prévisibles (tels que le ravalement de la façade). Ces deux budgets sont soumis chaque année au vote de l’AG.

Enfin, notons que les missions du syndic de copropriété peuvent être étendues par le règlement de copropriété. Ces tâches complémentaires doivent être clairement décrites dans le contrat conclu entre le syndic et l’Assemblée générale. Ce contrat mentionne les honoraires du syndic pour une exécution normale (à savoir les 16 missions légales). Le syndic ne pourra rien facturer d’autre si la prestation associée ne figure pas clairement dans le contrat. Pour tous les services dépassant ses missions légales, donc pour les prestations complémentaires, il doit demander l’accord de l’Assemblée générale et doit également mentionner clairement le forfait ou le tarif horaire par mission.